Se as pessoas com quem você trabalha incentivam ou veem com bons olhos ser multitarefa, talvez seja importante ler esse artigo.
De antemão, somente 2% da população é capaz de executar múltiplas tarefas sem perder a qualidade e eficiência, de acordo com um estudo realizado pela Universidade de Stanford. Como podemos ver, são pouquíssimas pessoas que realmente são multitarefas.
Além disso, esse estudo também afirma que nossa produtividade cai ao fazer várias coisas ao mesmo tempo e que as pessoas que fazem multitarefas são muito ruins em multitarefas e quanto mais você faz, pior fica. Isso acontece porque o cérebro possui uma espécie de filtro de engajamento: quando nos concentramos em uma coisa, ele automaticamente “desfoca” o restante.
Isso porque quando você faz multitarefas, exige muito mais energia do que é necessário para focar no que precisa e passa a errar coisas triviais por falta de atenção. De acordo com o neurologista Leandro Teles, da Academia Brasileira de Neurologia, fazer duas coisas ao mesmo tempo de alta complexidade nos “(…) dá a impressão de que estamos resolvendo duas coisas ao mesmo tempo, quando, na verdade, não estamos fazendo nenhuma das duas de forma eficiente”. Ou seja, se você acha que consegue responder um e-mail numa reunião, você não vai prestar atenção no que estão falando ou não vai escrever um e-mail de qualidade.
Além da pesquisa de Stanford, mais de 14 institutos de pesquisa, incluindo Harvard, MIT já provaram de diferentes formas que quem tenta ser a todo custo ser multitarefa perde até 30% mais de tempo na execução de cada atividade.
Outro estudo, da Universidade de Londres, publicado em 2014, mostrou que indivíduos que realizaram múltiplas tarefas cognitivas apresentaram oscilações negativas de QI, com quedas semelhantes às verificadas em pessoas que perdem uma noite de sono ou que fumam maconha.
Tipos de multitarefas
Existem dois tipos de multitarefas: a clássica e alternância de tarefas.
O clássico é aquele que você faz duas tarefas simultâneas, como por exemplo caminhar ouvindo música ou então fazer uma faxina cantando uma música. Fazer 2 tarefas das quais pelo menos uma delas não exigem alto nível de atenção e concentração é positivo.
Já a alternância de tarefas é fazer ao mesmo tempo duas tarefas que exigem atenção como escrever um e-mail importante ouvindo um podcast de conteúdo. Isso compromete sua capacidade de concentração e compreensão, pois são duas atividades de alto grau de complexidade e você sobrecarrega o seu cérebro.
Essas atividades de alto grau de complexidade são coordenadas pelo córtex pré-frontal. Essa é a região do cérebro onde são processadas as funções executivas como memória, atenção, tomada de decisão e planejamento. Essas ações só podem ser executadas uma vez por vez.
O impacto do excesso de informações e tecnologias
É inegável que a internet revolucionou a forma de nos comunicar e trocar informações. Atualmente recebemos mais informações do que a 5 anos atrás, por exemplo. Ao mesmo tempo, esse volume alto de informações reduziu nossa capacidade de focar em uma única tarefa, prejudicando algumas funções do cérebro. De acordo com a psicóloga Desirée Cassado, o foco é um feixe de luz e não um abajur que ilumina tudo. Se estou focando em algo e preciso focar em outra coisa, é necessário direcionar o feixe de luz e abandonar o que estava fazendo, com isso fica claro que somos muito ruins de multitarefas.
Já aconteceu com você isso? Precisava muito escrever um e-mail de assunto complexo e complicado para um cliente. Você se senta na frente do computador, abre e relê todo o histórico de e-mails. Conforme vai lembrando de tudo o que aconteceu, começa a pensar o que escrever e como escrever iniciando um rascunho. No meio da elaboração do e-mail você é interrompido por um outro e-mail com um outro assunto, mas que você precisa resolver. Nada que não pudesse esperar finalizar o que estava fazendo para depois resolver o e-mail mais recente, mas como você não tira as notificações e sempre olha os e-mails que chegam, você fica preocupado e vai ler o e-mail todo deixado o e-mail do cliente minimizado.
Nesse momento você descobre que alguma coisa deu errado e você precisa resolver isso. No mesmo instante começa a pensar em como resolver aquele problema mais recente. Então já abre conversas com várias pessoas, marca reunião com algumas outras pessoas de última hora.
Quando você resolve o problema mais recente, você precisa parar e lembrar o que estava fazendo. Depois de alguns segundos você lembra do e-mail do cliente e retorna à janela do e-mail. O que faz? Relê ele do começo para retomar o que estava pensando e talvez alguma parte do histórico. E no meio do seu raciocínio alguém te liga para falar de um outro problema. Novamente você para de fazer o que estava fazendo e vai atender o que estão te pedindo.
E no fim do expediente você percebe que iniciou várias tarefas ao mesmo tempo e não finalizou todas. O e-mail do cliente ficou perdido nos programas minimizados e você leu e releu diversas vezes durante o seu dia, mas como precisou resolver problemas urgentes que chegavam a todo momento não se deu conta que o dia passou e não conseguiu finalizar. E agora no fim do dia vai reler tudo de novo para retomar o que estava pensando quando escreveu aquilo tudo. Você acaba passando do seu horário de trabalho para enviar o e-mail que era para ser a primeira coisa que tinha de ser feito e que era muito importante. Agora já está exausto pela quantidade de tarefas que realizou no dia, mas a tarefa importante acabou sendo deixada de lado.
Essas constantes interrupções do dia a dia atrapalham o fluxo do pensamento e minam nossa produtividade. Você percebe que gastou muito mais tempo interrompendo e retomando para voltar ao raciocínio do que precisava escrever? Além disso, quanto mais informações recebemos de diferentes canais e mídias, mais a nossa mente fica caótica, impaciente e com menos capacidade de gerar pensamentos aprofundados. Isso aumenta nosso nível de estresse e ansiedade.
E como fica a produtividade?
Se você ainda insiste em que ser multitarefa te ajuda, veja o que a Lisa Nirell, autora do livro “The Mindful Marketer” fala das consequências:
1. Redução da capacidade de processamento e retenção de informações;
2. Perda da qualidade final do trabalho;
3. Perda econômica significativa;
4. Troca da satisfação pela velocidade;
5. Lentidão.
Como corrigir isso?
Para corrigir isso, você deve focar e fazer uma atividade por vez. A importância do foco e retomar atividades simples, ou seja, quando tiver uma tarefa complexa, fragmente em pequenas tarefas e focando em cada uma delas.
Em suma, se você quer fazer mais, faça uma tarefa de cada vez. Você será mais efetivo e produzirá muito mais do que aqueles que iniciam diversas tarefas e não finalizam.
Veja agora o passo a passo para ser monotarefa:
1. Planejar
O planejamento é muito importante para que você consiga priorizar as tarefas mais importantes. Pense nos próximos 3 dias.
2. Priorizar
Faça uma relação das principais tarefas dos dois dias seguintes e seleciona quais delas terá maior impacto no seu trabalho. De acordo com o neurologista Leandro Teles, fazer coisas urgentes o tempo todo é entrar sempre no modo multitarefa.
3. Pausar
Faça pausas entre tarefas. Nosso cérebro tem limite de foco e é necessário fazer descanso. Um bom exemplo disso é a técnica pomodo (veja o post aqui).
4. Desconectar
Quando precisar de um tempo de alto nível de concentração, desligue as notificações e foque no que estiver fazendo. Em tempos de alta tecnologia é importante sabermos a hora de conectar e desconectar.
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