Tríade do Tempo

A Tríade do Tempo é um livro escrito pelo Christian Barbosa, uma das maiores referências de gestão de tempo no Brasil. Ele desenvolveu a metodologia Tríade do Tempo que consiste em dividir o tempo em três esferas: Importante, urgente e circunstancial.

Importante trata das tarefas que tem maior significado na sua vida, aquelas relacionadas à sonhos, objetivos de vida e maiores realizações. Além disso, coisas relacionadas à saúde e qualidade de vida.

Urgente são aquelas tarefas não previstas, que geram algum estresse quando surgem. Tarefas que, em alguns casos eram importantes e que quando não resolvidas no tempo devido, se tornaram urgentes, por exemplo: praticar exercícios e se alimentar de forma saudável. Quando você não tem nenhuma questão de saúde, você negligencia a prática de esportes e alimentação. Com o passar dos anos e os exames começam a mostrar alterações, se tornando urgente.

Circunstancial são aquelas tarefas desnecessárias que nos gastam mais tempo e que devemos sempre evitar. Aquelas atividades que não agregam valor nenhum e que nos distanciam das atividades e tarefas que são de fato importantes.

Existem as composições mais perigosas da tríade que o autor denominou como Super-homem, Homer Simpson e o Equilibrista.

Super-homem: É aquele que a esfera da urgência é a maior de todas, e que passa a maior parte do tempo apagando fogo.

Homer Simpson: É aquele que a esfera da circunstancial é a maior das três. Passa a maior parte do tempo fazendo coisas que não o levam a lugar algum.

Equilibrista: É aquele que tem a esfera do circunstancial e urgente na mesma proporção. Esse é a maior razão do estresse, porque absorvem tudo, menos o que é importante. Falam poucos “não” e a vida passa muito rápido para essas pessoas, porque geralmente estão correndo e/ou preocupadas.

A Tríade ideal seria a atividade na esfera de importantes representem 70%, urgentes 20% e circunstancial 10%. Como você tem usado seu tempo? Como seria essas proporções?

A metodologia da Tríade do tempo é separada em 5 fases: Identidade, metas, planejamento, organização e execução.

1ª fase: Identidade

Para que você meça sua produtividade, você precisa ter bem claro sua identidade e isso é definido pelos papéis que você representa na sua vida como um todo. No pessoal você desenvolve papel de filho(a), irmão(ã), esposo(a), neto(a) e por assim vai. No âmbito profissional você exerce papéis como funcionário, gestor, colega, voluntário, etc. Identificar quais papéis você assume e dar a importância para cada um deles é o que vai permitir estabelecer limites e em qual deles deve ser seu maior foco.

Você só terá a produtividade máxima quando seu corpo for bem cuidado. Na parte física isso implica em descansar, praticar atividades físicas e alimentação adequada. Se esses três pilares não tiverem em equilíbrio, você ficará doente, ou seja, alterações nos exames serão recorrentes, pouca resistência, e a disposição comprometida.

Além do corpo físico, é preciso cuidar da nossa saúde mental. Isso pode ser feito através de um filme, um livro ou mesmo um curso. Aqui também entra a inteligência emocional, entender e controlar os sentimentos.

O autor também cita a saúde espiritual, que é preciso cuidar bem dessa parte seja por meio de meditação, reflexões, celebrações e tempo em contato com a natureza. Quando se tem uma saúde física, mental e espiritual bem equilibrada, você terá um desempenho de alta performance.

Ainda nessa parte da identidade, o autor fala da importância da missão pessoal, pois ela será uma motivação para você saber aonde quer chegar. Como diz no filme Alice no Pais das Maravilhas, obra de Lewis Carrol, se não sabe para onde ir, qualquer caminho serve.

2ª fase: Metas

Nessa segunda fase é a definição das metas. Após desenhar a sua identidade, você irá transformar o sonho em realidade através de objetivos e metas. As metas definidas por tempo, sendo:

• Curto prazo: Até 1 ano
• Médio prazo: Até 5 anos
• Longo prazo: acima de 5 anos

Além disso, as metas devem ser pessoais, ou seja, escritas por você e que não dependem de outros para ser realizados. E que sejam possíveis, em outras palavras, que sejam sonhos altos, mas que sejam alcançáveis.

As metas também devem ser SMARTs, ou seja, específicas (specific), mensuráveis (measurable), alcançáveis (achievable), relevantes (relevant) e tempo definido (Timely). Ao estabelecer metas, veja se elas estão conectadas com a sua identidade, sua missão, relacionamentos, abrangem todas áreas da sua vida e que trarão benefícios para mais pessoas além de você. Uma boa meta é uma meta que pensa no coletivo e não somente para você.

3ª fase: Planejamento

Essa é a fase que você cria o desenho mais claro do seu sonho e é o que vai te motivar em caminhar para a direção correta. Nessa fase é importante que você tenha flexibilidade e se adapte para imprevisto ou coisas que acontecem e que você não estava prevendo.

Existe a regra 8-4-2, na qual você foca em 8 metas no ano e dessas 8, você foca 4 nos próximos 2 meses e 2 metas a serem trabalhadas durante a próxima semana. Não tente fazer tudo de uma vez.

No livro, o autor fala do planejamento anual, mensal e semanal.

No planejamento anual você revisa a sua identidade, estabelece as metas conectadas, programa as janelas temporais (são períodos do ano que você terá acontecimentos que são importantes que sejam colocados no seu calendário anual, como férias, algum evento que irá participar, até mesmo um curso). E a reorganização do seu espaço físico onde irá trabalhar.

No planejamento mensal, você:

1. revisa o mês anterior,
2. analisa o que foi bom e o que pode melhorar para o próximo.
3. Faz a revisão das meta conectadas e quais serão os 4 focos daquele mês.

E por ultimo o planejamento semanal. Esse é o menor período de abrangência das três etapas do planejamento, porém é o mais importante, porque não adianta ter ótimos planejamentos anuais e mensais se as ações não são colocadas em práticas. É na semana que você vai distribuindo as atividades conforme a quantidade de horas/minutos aquela tarefa irá te demandar, e com isso você controla melhor a quantidade de atividades que precisa fazer naquele dia. O ideal é você não planejar mais do 70% do seu e para quem está iniciando planejar 50%.

1. Previsão de ações relacionadas à identidade (papéis, relacionamentos, equilíbrio e missão).
2. Planejar ações relacionadas às metas conectadas. Pequenos passos que contribuirão para realizar as metas.
3. Incluir tarefas e os compromissos rotineiros
4. Planejar uma tarefa de organização pessoal, como organizar uma gaveta, uma prateleira de um armário ou a caixa de e-mails.

Dicas de como fazer um bom planejamento

Programe 50% do seu dia e a sua estimativa no começo pode falhar, mas com o tempo você vai entendendo melhor quanto tempo gasta em cada atividade.

Tarefas grandes e demoradas devem ser divididas em tarefas menores e distribuídas ao longo da semana.

Tudo bem se seu planejamento não deu certo. Se organize para refazer e ajustar para os próximos dias.

4ª fase: Organização

Atualmente recebemos informações de todos os lados e nosso cérebro não consegue processar tanta informação, por isso que é importante que faça uma dieta de informação, ou seja, descarte tudo aquilo que não é importante. Isso muito para e-mails que você recebe e só vão te deixar na esfera circunstancial.

A taxonomia é uma área da biologia que identifica, nomeia e organiza os seres vivos. Aplicando na parte de tecnologia, a taxonomia pode ser compreendida como classificação, categorização, agrupamento e hierarquização das informações. Essa lógica pode ser adaptada tanto para documentos físico como digitais com o objetivo de encontrar as informações de forma rápida e ágil.

5ª fase: Execução

A execução nada mais é do que colocar em prática as 4 fases.

Tarefas mais rápidas e fáceis são as primeiras a serem feitas, depois você resolve as urgências para depois focar nas coisas mais importantes. Todo mundo tem um período mais produtivo, algumas na parte da manhã, outras na parte da noite, podem ser algumas horas dentro de um período. Descubra qual é o período/horas que você é mais produtivo e realize as tarefas mais complexas. Outra coisa interessante é agrupar tarefas parecidas, ou seja, ligar para clientes/fornecedores, mandar e-mails, agendar reuniões, entre outros.